2. Entrevista de análisis de puesto

Entrevista de análisis de puesto

Todo este proceso de reunir información del candidato, se lleva a cabo considerando el análisis del puesto, para que se pueda generar una posible predicción de si el candidato podrá desempeñar sus funciones y culminar con la elección del candidato más idóneo para la organización, porque de acuerdo con Chiavenato (2011) el análisis de puesto es una revisión comparativa de las exigencias que imponen tareas y responsabilidades de un determinado puesto, lo cual implica la revisión de los requisitos físicos e intelectuales que debe tener la persona para desempeñar de forma exitosa su puesto, así como las condiciones en las cuales se realizan estas actividades.

Aparte el análisis de puesto como se puede observar en la Figura 2, consta de dos componentes según Goldstein y Krasner (1991): en primer lugar, la descripción del puesto que incluye un informe de los procedimientos que integra dicho puesto, las condiciones de trabajo, que ambiente social laboral tiene, y las condiciones del empleo; y en segundo lugar, las especificaciones del puesto, que se refiere a la conducta de los trabajadores, aptitudes y destrezas y a los intereses necesarios para desempeñar bien el puesto. 

Donde el proceso de la selección de personal se verá influido, debido a que se llevará a cabo un proceso real de comparación entre dos variables: los requisitos del cargo, que son exigencias que debe cumplir el ocupante del cargo;  y el perfil de las características de los candidatos (Chiavenato, 2000).

Figura 2. Descripción y especificaciones del análisis de puesto

Relevancia del análisis de puestos

La importancia de la entrevista en el análisis de puesto, es que arroja información sobre todos los aspectos relevantes del puesto, la naturaleza y secuencia de las actividades que componen el puesto de trabajo (Chiavenato, 2011)

De acuerdo con Dessler (1996), existen tres tipos de entrevistas que pueden ser utilizadas para el análisis de puesto: entrevistas individuales con cada empleado, entrevistas colectivas con grupos de empleados que realizan las mismas actividades de trabajo y entrevistas con uno o más supervisores que conozcan bien las actividades que se están analizando. 

En las entrevistas individuales, es posible cruzar información de ocupantes en puestos similares y así verificar si existen discrepancias o bien si se realizan tareas de forma duplicada.  Para esto se puede programar una entrevista con el supervisor con la finalidad de verificar la validez de la información que se obtuvo en la entrevista para el análisis de puesto. 

Las entrevistas grupales, suelen ser útiles cuando existe un gran número de personas que realizan el mismo trabajo, éste tipo de entrevistas proporcionan rápidamente información sobre el puesto de trabajo y representan un bajo costo para la obtención de datos y características del puesto. En este tipo de entrevista de acuerdo a Dessler (1996), también es conveniente que asista el supervisor inmediato para cualquier comentario o para aclarar dudas que se presenten, de no ser posible que asista a la entrevista grupal, debe ser entrevistado de forma separada con la finalidad que nos proporcione información acerca de los deberes y responsabilidades.

Una de las características de la entrevista para la realización de un análisis de puestos,   es que se tiene una participación activa por medio de preguntas y respuestas verbales, tanto por parte del analista, como del ocupante del puesto (Chiavenato, 2011). Sin embargo, este tipo de entrevista directa puede presentar ventajas y desventajas; pero independientemente del tipo de entrevista que se utilice para realizar un análisis de puestos, es conveniente que se entiendan bien los motivos por los cuales se está realizando, debido a que en muchas ocasiones estás son malinterpretadas por parte del personal debido a que piensan que se está evaluando su eficiencia y por lo tanto no se encuentran tan dispuestos a proporcionar la información de forma precisa (Dessler, 1996). 

Normas para la entrevista de análisis de puesto Dessler (1996) considera que es necesario que se tomen algunas consideraciones cuando se realiza una entrevista para el análisis de puesto: a)    La persona que realizará el análisis de puesto y el supervisor deben trabajar en conjunto para identificar a los empleados que mejor conocen las actividades y los cuales podrían ser más objetivos al momento de describir las responsabilidades y deberes. b)   Debe establecerse un ambiente de cordialidad entre el analista de puestos y el entrevistado, conocer el nombre, hablarle en un lenguaje sencillo y fácil de entender, se debe comentar en forma breve el propósito de la entrevista y la razón por la que fue elegido para la entrevista. c)    Es conveniente seguir una guía estructurada o una lista de verificación donde se incluyan preguntas y donde podamos anotar las respuestas que obtenemos. Dentro de la guía deben de estar plenamente identificadas las preguntas importantes y hacer todas las preguntas requeridas. A cada una de las preguntas que realizamos al entrevistado debemos darle la libertad de responder y verificar que no tenga alguna confusión o duda. d) Es necesario pedirle al entrevistado que liste las actividades por orden de importancia y frecuencia en que las realiza, ya que suelen existir actividades que no se realizan con regularidad, pero resultan de suma importancia. De esta manera podemos verificar que no se omita alguna actividad crucial del puesto de trabajo. e)  Al final de la entrevista se deben revisar y verificar los datos con el entrevistado y si es necesario con el supervisor inmediato, a fin de no omitir ninguna actividad.